一、铁路建设项目档案有关法规、标准和规范 1.《档案法》和《档案法实施办法》 2.《建设项目档案管理规范》DA/T 28—2018 3.《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》（铁总档史〔2018〕29 号 ）
4.《铁路科学技术档案分类代码》TB 1588-2005 5.《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2 号）
6.《铁路归档文件整理规范》（铁总档史〔2014〕356 号 ）
7.《中国铁路总公司会计档案管理办法》（铁总财〔2016〕266 号 ）
8.《铁路声像档案管理暂行办法》（办档〔1993〕14 号 ）
二、项目档案接收范围 1、铁总：铁路干线 、支线、桥梁（100 米以上）、长隧道（3 公里及其以上）、枢纽、编组站、口岸站、高铁站站房、通信、信号、电力、电气化和大型工厂工程的项目文件均应进铁路总公司。
1）项目综合性文件：
工程项目验收文件 工程项目开竣工报告及批复 工程项目总结 建交表 2）竣工底图：
①
铁路干线和支线的平面图、纵断面图、平、纵断面缩图、铁路用地总平面图； ②
桥梁（100 米以上）的平面图、立面图、桥址平面图、梁部和墩台结构图； ③
长隧道的横、纵断面图和主要结构图； ④
枢纽、编组站、口岸站和高铁站的站场平面布置图，通信、信号、信息、电力、电气化、给水排水、机务、车辆、动车等平面布置图； ⑤
通信网图； ⑥
新型通信信号（以前没有的）竣工图； ⑦
电气化铁路接触网和变配电所平面布置图； ⑧
高铁站站房及动车维修基地、物流基地等平面布置图、各种管线布置图、主要车间设备布置及安装图。
2、集团公司档案史志室：
1）项目综合性文件：
组织机构文件 工程项目开竣工报告及批复 工程项目总结 建交表 档案验收文件 静态验收文件 动态验收文件 初步验收文件 安全评估文件 正式验收文件 2）施工文件：（原为竣工文件，29 号文全部改称施工文件）
施工单位：各标段和各专业所有单位工程综合卷 监理单位：
监理组织机构 监理规划 监理工作总结 工程质量评估报告 工程延期报告及审批文件 索赔申请报告及审批文件 质量安全事故文件 质量安全监督报告 3）竣工图：各专业、各单位工程所有竣工图 4）声像文件：反映重大事项、隐蔽工程各环节、实体面貌等 5）全部建设项目档案电子扫描件 6）另需提供征地拆迁文件交集团公司土房部
3、接管运营、维修单位：凡管辖范围内涉及专业的全部施工文件 1）施工文件：
单位工程综合卷 施工过程全部文件（检验批，原始记录，原材料、成品出厂合格证，动力机械图纸、出厂合格证、说明书，试验报告，测量文件，施工日志）
2）竣工图：相关专业竣工图 3）本单位接收的施工文件电子扫描件
4、合资公司：全部建设项目档案 1）预可行性研究阶段全部文件及图纸 2）可行性研究阶段全部文件及图纸 3）初步设计阶段全部文件及图纸 勘察、勘察监理、测绘、征地拆迁等 4）施工设计阶段全部文件及图纸 施工图、咨询、变更等 5）施工竣工阶段 ① 建设单位内部管理文件 ② 招投标及合同管理文件 ③ 计划与投资管理文件 ④ 工程管理文件 ⑤ 水土保持和环境保护管理文件
⑥ 安全质量管理和监督文件 ⑦ 竣工验收文件 ⑧ 施工文件：
各标段和各专业单位工程综合卷 施工过程文件（原材料、成品、半成品出厂合格证及各种原材料复试报告，零小配件抽样检查合格证；混凝土、砂浆试压报告，混凝土灌注记录，隧道压浆记录，路基填土夯实度试验报告，电气、设备测试报告；各种设备出厂合格证、使用说明书、图纸；不含各专业施工日志）
竣工图：各专业、各单位工程所有竣工图 ⑨ 施工文件（监理）
：全部监理文件 ⑩ 全部项目档案电子扫描件 6）
声像文件 7）
实物档案：奖杯、锦旗、纪念品等
5、城建档案馆：凡涉及江苏省、浙江省、安徽省、上海市范围的大中城市内施工的铁路建设项目，应当向当地城市建设档案馆报送有关城市建设档案。
1）城市规划区范围内区段站以上的车站（包括客、货运站和编组站）及工厂厂址总平面布置图，地下管线径路图和竣工验收证书； 2）城市规划区范围内的铁路线路、桥梁、隧道总平面布置图、桥梁平面、立面竣工图，线路、隧道的纵断面图和标准横断面图及有关说明； 3）报送城市建设档案馆的竣工文件均提供复制件，其文整按城市建设档案馆要求整理。
三、项目档案整理要求 1、组卷原则：
1）遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持项目文件之间的有机联系，分类科学、组卷合理，便于保管和利用。
2）项目文件应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号规范、签字及签章手续完备并满足耐久性要求。
3）竣工图应完整、准确、规范、清晰、修改到位，施工里程已变更为竣工后的统一里程，真实反映项目竣工时的实际情况。
2、施工文件单位工程卷内文件的排列：
1）单位工程开工报告（含批复及附件）
①施工组织设计（方案）报审及附件 ②施工现场质量管理检查记录 ③单位工程开工报告 ④施工图现场核对文件（设计图纸审核记录）
⑤主要进场人员报审及附件 ⑥进场机械、设备报验及附件 ⑦进场材料报验及附件 ⑧开工施工测量放样报验及附件 2）施工方案（施工组织设计）、作业指导书及技术交底 3）单位工程竣工验收申请报告和验收报告 4）施工小结 5）单位工程竣工数量表 6）变更设计通知单、会议纪要及相关文件 7）单位工程原材料台账一览表，注明原件位置（主要建材、机械、设备、成品、半成品）
8）单位工程质量验收文件（《单位工程质量验收记录》、《单位工程质量控制资料核查记录》、《单位工程实体质量和主要功能核查记录》、《单位工程观感质量检查资料》）及专项验收记录 9）工程测量资料（数量较多时可单独组卷）
10）施工过程记录及附件
11）隐蔽工程检查记录及图片 12）原材料、成品、半成品出厂合格证、质量证明及试验、测试、检测报告 13）施工过程中各种试验、测试、检测报告 14）分部、分项质量验收记录 15）检验批 16）鉴定报告、排污、取水水质鉴定报告等 17）施工日志（单独组卷）
18）竣工图（按单位工程图号排列）
注：单位工程综合卷包括:1)——8）项
3、组卷方法：
1）施工文件：在组卷时首先区分专业，再按《铁路工程施工质量验收标准》和《高速铁路工程施工质量验收标准》划分的单位工程、分部工程、分项工程、检验批组卷。
①
综合专业（代码：ZH）（标段文件）反映各标段总体情况，按内容-时间组卷。包括标段的开工报告、施工组织设计、工程总结、工程竣工验收文件、各专业单位工程汇总表、标段工程竣工数量汇总表等。
各标段内使用的原材料、构配件、成品、设备仪器、材料出厂合格证及复试报告等，单位工程专用的，与该单位工程施工文件一同组卷。标段内各单位工程共用的，单独组卷放在该标段综合专业，各单位工程编制一览表，注 明原件位置。
5.8.1.22 标段内单位工程共用的原材料、构配件、成品、设备仪器、材料出厂合格证及复试报告等（按工区、按里程排列）
永久
5.8.1.22.1 混凝土配合比、混凝土评定鉴定报告 永久
5.8.1.22.2 混凝土抗渗性等耐久性指标检验报告 永久
5.8.1.22.3 进场材料试验报告及出厂质量证明文件 永久
5.8.1.22.3.1 水泥试验报告及出厂质量证明文件 永久
5.8.1.22.3.2 粗骨料试验报告 永久
5.8.1.22.3.3 细骨料试验报告 永久
5.8.1.22.3.4 粉煤灰试验报告及出厂质量证明文件 永久
5.8.1.22.3.5 矿粉试验报告及出厂质量证明文件 永久
5.8.1.22.3.6 外加剂试验报告及出厂质量证明文件 永久
5.8.1.22.3.7 钢筋原材料试验报告及出厂质量证明文件 永久
5.8.1.22.3.8 路基填筑用各种材料试验报告及出厂质量证明文件 永久
5.8.1.22.3.9 路基附属、附属设施用各种材料试验报告及出厂质量证明文件 永久
5.8.1.22.3.10 连续梁施工用各种材料试验报告及出厂质量证明文件 永久
5.8.1.22.3.11 桥面系、附属设施用各种材料试验报告及出厂质量证明文件 永久
5.8.1.22.3.12 制作涵洞用各种材料试验报告及出厂质量证明文件 永久
5.8.1.22.3.13 隧道施工用各种材料试验报告及出厂质量证明文件 永久
5.8.1.22.3.14 铺轨施工用各种材料试验报告及出厂质量证明文件 永久
5.8.1.22.4 材料委外检测报告（按专业分类）
永久
②
线路专业（XL）按线路综合、轨道工程、线路其它三个部分组卷，期中轨道工程按正线轨道和站场轨道两部分组卷。线路综合包含路基、轨道、附属、配套等工程的结点和交集的内容。
③
路基专业（LJ）按路基及路基附属两个部分组卷，卷内文件自下而上分层顺序排列。
④
桥梁专业（Q）按座组卷。每座桥梁按墩台排序，每个墩台再按桥基础、承台、墩台身、墩台帽、架梁、桥面系等自下而上顺序排列。梁预制、轨道板、声屏障单独组卷。
小桥单位工程的综合性文件集中放入第一卷。
复线桥错位时，如基础分开，文件应分左右线分开组卷。
桥面系和架梁由铺架单位施工时，由铺架单位组卷后交线下施工单位。
5.8.2.3.32.1 桥址平面图 永久
5.8.2.3.32.2 全桥总布置图 永久
5.8.2.3.32.3 桥址工程地质水文、河床断面图（地质复杂的桥附属）
永久
5.8.2.3.32.4 桥梁墩台及基础竣工图 永久
5.8.2.3.32.5 桥梁特殊结构竣工图 永久
5.8.2.3.32.6 桥梁新技术、新结构竣工图 永久
5.8.2.3.32.7 导治建筑物及其他附属工程竣工图 永久
5.8.2.3.32.8 桥上照明、通信、信号、电力、电气化、综合接地等有关竣工图 永久
⑤
涵洞专业（HQ）按座组卷。单位工程的综合性文件集中放入第一卷。
⑥
隧道专业（S）按座组卷，按工序顺序排列。斜井、平行导坑、竖井或独立明洞（或棚洞）单独组卷。
长隧道和特长隧道在施工标段内，按工序顺序排列组卷。
隧道施工采用盾构 TBM 施工方式的按起止里程组卷，盾构设备采购安装、调试单独组卷，管片制作由厂家单独组卷。
⑦
站场专业（Z）按站场路基、站场道路、站场构筑物等分别组卷。
5.8.2.6.28 竣工图
5.8.2.6.28.1 站场平面布置图（包括站房.进站公路）
永久
5.8.2.6.28.2 站场纵、横断面图 永久
5.8.2.6.28.3 站场排水系统竣工图 永久
5.8.2.6.28.4 进出站线路布置和疏解平面布置及纵断面图 永久
5.8.2.5.32.1 隧道（含明洞）平面图 永久
5.8.2.5.32.2 隧道纵断面图 永久
5.8.2.5.32.3 隧道洞身横断面图 永久
5.8.2.5.32.4 隧道进出口洞门图 永久
5.8.2.5.32.5 地质图 永久
5.8.2.5.32.6 辅助导坑、通风、照明图 永久
5.8.2.5.32.7 运营通风设施竣工图 永久
5.8.2.5.32.8 特殊设计隧道竣工图 永久
5.8.2.5.32.9 改沟、防护等竣工图 永久
5.8.2.6.28.5 较长联络线断面图 永久
5.8.2.6.28.6 大站车场综合布置图 永久
5.8.2.6.28.7 避难线竣工图 永久
5.8.2.6.28.8 站区绿化竣工图 永久
5.8.2.6.28.9 维修设施总平面布置图 永久
5.8.2.6.28.10 各生产车间设备平面布置图 永久
5.8.2.6.28.11 室内外生产管路布置图 永久
⑧
机务（J）、车辆（L）、动车（DC）专业按土建和动力机械设备安装分别组卷。
⑨
通信专业（TX）按光电缆线路、通信站、站场通信、区间通信、无线通信、车站客运管理信息系统、三电迁改等分别组卷。通信专用塔单独组卷。
5.8.2.10.24 竣工图
5.8.2.10.24.1 通信网图 永久
5.8.2.10.24.2 通信线路全套竣工图 永久
5.8.2.10.24.3 传输系统全套竣工图 永久
5.8.2.10.24.4 接入网全套竣工图 永久
5.8.2.10.24.5 数据通信系统全套竣工图 永久
5.8.2.10.24.6 电话交换系统全套竣工图 永久
5.8.2.10.24.7 数字调度通信系统全套竣工图 永久
5.8.2.10.24.8 GSM-R 数字移动通信系统全套竣工图 永久
5.8.2.10.24.9 会议电视系统全套竣工图 永久
5.8.2.10.24.10 综合视频监控系统全套竣工图 永久
5.8.2.10.24.11 应急通信系统全套竣工图 永久
5.8.2.10.24.12 综合布线全套竣工图 永久
5.8.2.10.24.13 数字同步及时间分配系统全套竣工图 永久
5.8.2.10.24.14 综合网络管理系统全套竣工图 永久
5.8.2.10.24.15 通信设备房屋环境监控及电源监控系统全套竣工图 永久
5.8.2.10.24.16 电源设备全套竣工图 永久
⑩
信号专业（XH）按区间信号、站场信号、驼峰信号、调度集中（CTC）、调度指挥管理系统、信号危机监测系统、三电迁改等分别组卷。
5.8.2.11.24 竣工图
5.8.2.11.24.1 车站联锁全套竣工图 永久
5.8.2.11.24.2 CTCS 全套竣工图 永久
5.8.2.11.24.3 CTC 全套竣工图 永久
5.8.2.11.24.4 信号集中监测系统全套竣工图 永久
⑪
电力专业（D）按变电所、配电所、区间电力、站场电力、电源线路、电力远动系统安装工程、三电迁改分别组卷。
5.8.2.12.24 竣工图
5.8.2.12.24.1 变配电所，站场、区间电力，电源线路、电力远动系统
（1）总平面布置图 永久
（2）电气主接线图 永久
（3）室内设备平面布置图 永久
（4）室内设备布置断面图 永久
（5）室外变、配电设备平面布置图 永久
（6）室外变、配电设备布置断面图 永久
（7）设备基础平面布置图 永久
（8）架构组装图及零部件图 永久
（9）二次接线图 永久
（10）端子排接线图 永久
（11）屏面布置图 永久
（12）自动化装置配置图 永久
（13）所有电交直流系统图 永久
（14）电缆布置及电缆清册图 永久
（15）照明及动力配线图 永久
（16）防雷保护、接地图 永久
（17）电力调度中心平面布置图 永久
（18）远动系统图 永久
（19）远动装置外部接线图 永久
（20）远动装置端子排接线图 永久
（21）远动装置接地图 永久
（22）电力调度中心用电系统图 永久
5.8.2.12.24.2 站内电力线路竣工图包括：
（1）线路平面图 永久
（2）线路供电系统图 永久
（3）复杂地段电缆敷设图 永久
（4）非标准杆塔、灯塔、灯桥图 永久
（5）室外开关箱图 永久
（6）站场照明控制系统图 永久
5.8.2.12.24.3 供电线路竣工图包括：
（1）线路平面图 永久
（2）复杂地段断面图 永久
（3）复杂地段电缆敷设图 永久
（4）非标准杆塔图 永久
（5）设备安装图 永久
（6）防雷保护、接地图 永久
5.8.2.12.24.4 动力配线竣工图包括：
（1）平面布置图 永久
（2）配电系统图 永久
（3）复杂动力设备电气主接线及控制接线图 永久
（4）设备安装图 永久
（5）防雷保护、接地图 永久
5.8.2.12.24.5 室内外照明竣工图包括：
（1）平面布置图 永久
（2）配电系统图及控制接线图 永久
（3）防雷保护、接地图 永久
5.8.2.12.24.6 自动控制竣工图包括：
（1）控制室平面布置图 永久
（2）配电系统图 永久
（3）控制系统图或框图 永久
（4）控制设备外部接线图 永久
（5）控制系统接地图 永久
⑫
电气化专业（DH）按区间接触网工程、站场接触网工程、三电迁改分别组卷，牵引变电按变电所、分区所、开闭所分别组卷。
5.8.2.13.28 竣工图
5.8.2.13.28.1 牵引变电所、开闭所、分区亭、电力调度所竣工图包括：
（1）主接线图 永久
（2）总平面布置图（含绿化）
永久
（3）生产房屋平面布置图 永久
（4）生产房屋设备及网栅布置图 永久
（5）生产房屋母线布置图 永久
（6）间隔断面图 永久
（7）设备安装图 永久
（8）防雷与接地平面布置图 永久
（9）生产房屋预埋件位置图 永久
（10）交直流自用电系统图 永久
（11）二次回路接线图 永久
（12）盘面布置图及控制盘盘面布置图 永久
（13）主控制室配电盘布置及小母线配置图 永久
（14）端子排接线图 永久
（15）断路器机构箱安装接线图 永久
（16）动力照明图 永久
（17）电力敷设图 永久
（18）基础平面布置图 永久
（19）架构组装图及零部件图 永久
（20）调度所平面布置及远动装置接地系统图 永久
（21）远动范围图 永久
（22）调度所所用电系统图 永久
（23）远动装置系统图 永久
（24）远动装置外部接线图 永久
（25）调度盘、台面布置图 永久
（26）电源盘盘面布置图 永久
（27）远动装置安装及房屋预埋件位置图 永久
（28）远动装置、调度盘、台端子排接线图 永久
5.8.2.13.28.2 接触网竣工图包括：
（1）站场接触网平面布置图 永久
（2）区间接触网平面布置图 永久
（3）隧道内悬挂平面布置图 永久
（4）供电线、回流线、捷接线、正馈线、保护线平面布置图 永久
（5）交叉线岔安装图分相关节安装图、立面图和平面图 永久
（6）导线安装曲线 永久
（7）设备安装图 永久
（8）接触网特殊设计安装图 永久
（9）接触网下锚安装图 永久
（10）接触网吊弦及电连接安装图 永久
（11）接触网硬横梁安装图 永久
（12）各种（非）绝缘关关节安装图 永久
（13）各种无交分定位安装图 永久
（14）附加导线安装图 永久
（15）各类支柱安装图 永久
（16）隧道内及下承式桁梁桥内悬挂安装图 永久
（17）桥梁等大型建筑物上支柱安装图 永久
（18）号码标志牌安装制造图 永久
（19）接触网接地系统图 永久
（20）接触网开关控制图 永久
（21）大型建筑物防护网栅图 永久
（22）供电分段示意图 永久
（23）非标准零件及基础图 永久
（24）其他个别设计的竣工图 永久
5.8.2.13.28.3 电力线路影响电气化铁路处理有关竣工图 永久
⑬
信息专业（XX）按系统组卷。
5.8.2.14.19 竣工图
5.8.2.14.19.1 信息系统总体结构图 永久
5.8.2.14.19.2 信息系统网络结构图 永久
5.8.2.14.19.3 货运管理系统图 永久
5.8.2.14.19.4 现车管理系统图 永久
5.8.2.14.19.5 票务系统图 永久
5.8.2.14.19.6 旅服系统图(自动售检、综合显示、广播、时钟、查询等) 永久
5.8.2.14.19.7 行包管理系统图 永久
5.8.2.14.19.8 运营调度系统图 永久
5.8.2.14.19.9 办公系统图 永久
5.8.2.14.19.10 公安管理系统图 永久
5.8.2.14.19.11 信息安全系统图 永久
5.8.2.14.19.12 综合维修管理系统图 永久
5.8.2.14.19.13 视频监控系统图 永久
5.8.2.14.19.14 机房环境监控系统图 永久
5.8.2.14.19.15 电源系统图 永久
5.8.2.14.19.16 防雷及接地系统图 永久
5.8.2.14.19.17 空调系统图 永久
5.8.2.14.19.18 门禁系统图 永久
5.8.2.14.19.19 客、货、运信息系统终端设备及管线平面布置图 永久
5.8.2.14.19.20 办公、公安、综合维修系统终端设备及管线平面布置图 永久
5.8.2.14.19.21 信息安全系统终端设备及管线平面布置图 永久
5.8.2.14.19.22 机房环境监控系统终端设备及管线平面布置图 永久
5.8.2.14.19.23 视频监控系统终端设备及管线平面布置图 永久
5.8.2.14.19.24 电源、防雷及接地、空调、门禁系统终端设备及管线平面布置图 永久
⑭
给排水专业（SH）应区分给水、排水，按水井、泵房、水塔、给水管道等分别组卷。
5.8.2.15.27 竣工图
5.8.2.15.27.1 给水站给水、排水总平面图 永久
5.8.2.15.27.2 给水站给水、排水管网系统图 永久
5.8.2.15.27.3 扬水、导水、排水管道平面图、纵断面图 永久
5.8.2.15.27.4 水源地平面布置图及地质图 永久
5.8.2.15.27.5 地表水取水设备纵断面图 永久
5.8.2.15.27.6 管井结构图 永久
5.8.2.15.27.7 山上给水池平面图、剖面图 永久
5.8.2.15.27.8 给水所、给水、污水处理、油库、消防等平、剖面图 永久
5.8.2.15.27.9 给水所、给水、污水处理、油库、消防等机械设备安装图 永久
5.8.2.15.27.10 沿线生活供水站、给水排水竣工图 永久
⑮
房建专业（F）按座组卷。区间红外线机房、清扫房等使用同一套图纸的功能性房屋可按区间集中组卷。
5.8.2.16 房建
按照国家及上海市、江苏省、浙江省、安徽省建筑工程标准
2）
监理文件，以监理标段为单位，监理管理文件按照问题、时间组卷。施工监理文件按专业、单位工程组卷。
5.9 监理文件
5.9.1 监理管理
5.9.1.1 监理组织机构文件、主要人员更换申请和批复文件 永久
5.9.1.2 监理规划 永久
5.9.1.3 监理实施细则及批复 30 年
5.9.1.4 监理日志 30 年
5.9.1.5 监理月报 30 年
5.9.1.6 监理年报 30 年
5.9.1.7 监理例会文件 永久
5.9.1.8 监理工作总结 永久
5.9.1.9 工程质量评估报告 永久
5.9.2 施工监理
5.9.2.1 监理工程师通知单及回复单、监理工作联系单 30 年
5.9.2.2 工程停（复）工令 30 年
5.9.2.3 旁站监理记录 永久
5.9.2.4 见证、平行检查文件 永久
5.9.2.5 测量复核文件 永久
5.9.2.6 工期延期报告及审批文件 30 年
5.9.2.7 索赔申请报告及审批文件 30 年
5.9.2.8 监理工作音像文件（安全质量控制、旁站、取样、平行检查、验收等）
永久
4 4.项目文件质量要求 项目档案应完整、准确、系统、规范和安全，保证其具有有效的查考利用价值和完备的质量责任追溯功能，满足项目建设管理和运输、运营、维护等工作在证据、责任和信息等方面的需要。
完整：根据归档范围所确定的内容，将项目建设全过程形成的、应该归档的全部文件材料收集齐全，包括各阶段、各载体、各专业。
准确：归档文件内容真实准确反映建设项目的实际情况和建设过程，竣工图图物相符；内容、数据准确可靠；签字、盖章手续完备；归档文件应为原件，如确实无法提供原件而提供复印件的，应确保复印质量，并且加盖复制件提供单位公章或档案证明章，确保与原件一致无误；文电一致。
系统：遵循科技文件材料的自然形成规律和成套性的特点，保持文件之间的有机联系 规范：文件形成规范；整理（组卷、编目、排列等）规范 安全：档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度等控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开；档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求；归档文件材料的制成材料符合耐久性要求；档案实体和信息安全
5、案卷编目 1）档案号的编写 编写方法按照《铁路科学技术档案分类与代码》（TB/T1588-2005）执行。
①基本建设档案 A.基本建设档案由种类代码、分类代码、属类代码、案卷号四级层次码组成。
B.基本建设档案四级层次代码：
第一层：种类代码为 J。
第二层：分类代码为线路名称代码或枢纽名称代码（总公司管理的项目，名称代码由总公司档案史志中心统一编制；集团公司管理的项目，名称代码由集团公司档案史志室统一编制），名称代码具有唯一性。
第三层：属类代码由基本建设阶段代码（见表 1）、专业代码（见表 2）、里程组成。
第四层：案卷号在属类范围内编制流水号。
表 1：阶段代码 代码 阶段名称 说明 1 预可行性研究阶段 立项决策文件 2 可行性研究阶段 3 初步设计阶段 勘测设计文件 4 施工设计阶段 5 施工竣工阶段 包括：
（1）施工技术文件 （2）监理文件 （3）咨询文件 （4）竣工验收文件 6 养护维修阶段 养护维修中形成的文件 表 2：专业代码 序号 专业名称 代码 序号 专业名称 代码 1 综合 ZH 12 通信 TX 2 线路 XL 13 信号 XH 3 路基 LJ 14 电力 D 4 桥梁 Q 15 电化 DH 5 涵洞 H 16 信息 XX 6 隧道 S 17 房建 F 7 站场 Z 18 环保 HB 8 机务 J 19 地亩 DM 9 车辆 L 20 防灾 FZ 10 动车 DC 21 专用线 ZY 11 给(排)水 SH
C.基本建设档案各层次代码表述形式为：
前三层代码之间均用圆点隔开,最后一层类别代码与案卷号之间用破折号隔开,不允许使用其他符号，代码结构为：
种类代码·分类代码·属类代码—案卷号
基建档案代码 案卷流水号 阶段、专业代码及里程（里程下标设置）
项目名称代码
J•JWKN•5Q 157.1 -1 J·XX·X
XX
X—X
2）卷内项目文件页号编写 ①
案卷内项目文件编写页号以有效内容的页面为一页。（原来是正反两面为一页）
②
印刷成册已有连续页号的文件为一件，不再重新编写页号，但页数累加。
③
卷内目录、卷内备考表不编写页号。
④
单面书写的文件页号编写在文件正面右上角，双面书写的文件页号分别编写在文件的正面右上角、背面左上角的空白位置。
⑤图纸的页号编写在图标右上方。
2）案卷封面编制 案卷封面包括卷盒封面和软封面 ①
案卷题名：应简明、准确地揭示案卷的基本内容，主要包括项目名称、单位工程名称、卷内主要文件内容及文件类型。项目名称应与批准的原立项、设计（包括括号）相符。
②
施工里程：施工设计时采用的里程，一般以 DK 表示。
③
竣工里程：建设项目竣工后统一丈量的里程，一般以 K 表示。
④
立卷单位：负责组卷的部门或单位。
⑤
起止日期：卷内文件形成起止日期（到月）。（例如：2017 年 1 月~2018 年 10 月）
⑥
保管期限：保管期限分为永久、30 年、10 年。
⑦
密级：卷内文件的最高密级。
⑧
档案号：包括种类代码、分类代码、属类代码和案卷流水号。参见档案号编写。
3）卷内目录编制：
卷内目录应排列在卷内文件首页，装订在软封面内。
“文件题名”栏下方第一行居中填写本卷具体内容，如：××工程××特大桥××号墩检验批。将本卷每份文件或图纸名称逐项填在“文件题名”栏第二行，左对齐。
①
序号：应依次标注卷内文件排列顺序。
②
文件编号：应填写文件文号或图纸编号。
③
责任者：应填写文件形成者或第一责任者 ④文件题名：应填写文件全称；文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。
⑤日期：应填写文件形成的时间——年月日，如 2018 年 1 月 1 日，为 20180101。
⑥页号：标注该份文件或图纸的首页码，从 1 起编（不要虚位），但最后一份文件或图纸需标注首尾页码，若最后一份文件或图纸只有一张，如该卷到 100 页，即标注为 100-100。施工日志不填此栏。
案卷号 属类：专业内项目内容代码或设备统一里程 属类：专业代码 属类：阶段代码 分类：线路名称代码或枢纽名称代码 种类：基本建设代码
⑦备注：可根据实际填写需注明的事项。
4）卷内备考表编制：
卷内备考表应标明卷内全部文件的总页数，不同载体文件的数量，以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。备考表排列在卷内全部文件之后，装订在软封面内；也可直接印制在卷盒内底面。
①立卷人：由立卷责任者签名。
②立卷日期：完成立卷的时间。
③检查人：检查人应为部门或项目技术负责人。
④检查日期：填写案卷质量审核的日期。
⑤互见号：填写反映同一内容不同载体的档案号，并注明其载体类型。
⑥档案号：填写方法同案卷封面一致。
5）案卷目录编制 案卷目录按专业分别进行编制。
①
序号：填写案卷的顺序号。
②
档案号、案卷题名、保管期限：与案卷封面要求一致。
③
案卷页数：案卷内全部文件、图纸的页数之和。
④
备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
⑤
保管期限：填写方法同案卷封面一致。
6）档案底图（电子图）目录编制 ①
项目名称：应填写建设项目的完整名称。
②
档案号：填写方法同案卷封面一致。
③
题名：拟写底图活光盘内容。
④
数量：填写光盘、底图的张数。
⑤
备注：填写需要说明的事项。
7）移交清册编制 ①
项目名称：应填写建设项目的完整名称。
②
本册共计：填写本册移交清册的总页数。
③
移交单位：填写移交单位全称或规范化简称并加盖公章。
④
接收单位：填写接收单位全称或规范化简称并加盖公章。
6、案卷装订
一般情况下文件与图纸分开组卷，若图纸与文件较少，可合并组卷，组成一卷时，使用一个流水号，文件装订，图纸散放在下。
1）除已装订成册项目文件外，文字材料应整卷装订，装订前应去除金属物、空白页，表格文头一律向上或向左，已预留装订线位置，纸张一律为 A4，装订时加装案卷软封面，顺序为软封面、卷内目录、文字材料、备考表，案卷厚度控制在 25mm 之内，使用 25mm 厚度档案盒。
2）装订时应牢固、安全、简便，装订材料应满足档案长期存放的要求，有利于项目档案的保护和管理，宜采用 4 孔线装加胶装，软封面外粘，遮盖装订线。
3）已装订成册的项目文件和成套图纸在首页空白处加盖档案号，并编制卷内目录、备考表，目录与备考表用软封面粘贴。
4）案卷内超过档案盒幅面的文件应叠装。
5）图纸一般不装订，按图号顺序排列。图纸折叠应符合《技术制图复制图的折叠方法》要求，从图标处折叠，图标外露，210mm 宽度，手风琴式，最后向下折成 297mm 高度。
6）图纸仍使用卷内目录（逐张填写）、备考表，目录与备考表用软封面粘贴，图纸散放在下。
图纸可使用 40mm、50mm 厚度档案盒。成套性使用的图纸，为了便于整理、保管和利用，根据实际情况可特制相关规格档案盒。
7、竣工图整理 1）竣工图应配有编制说明和竣工图目录，按单位工程组卷。
2）用设计图修改成竣工图时，由竣工图编制单位在原设计图上加盖并签署竣工图章。竣工图章应使用红色印泥加盖在图标上方，并签署齐全。
3）若更改低于 35%可在原图上修改，修改时使用碳素笔，不得使用红色笔活圆珠笔。重新绘制的竣工图，设计图标应变更为竣工图标，并签署齐全。
4）采用统一标准图、通用图进行施工和安装的不同的建（构）筑物且没有发生变更的，可归档保存一套图纸，在图纸目录中列出图号，指明该图所在的位置并在编制说明中注明。
四、几点要求
1、项目文件要尽量收集齐全完整。由于工程从立项到开工时间跨度较长，项目的前期文件收集上经常存在缺失，要加强对项目的预可研和设计阶段文件的收集，特别是对立项、设计的上报和批准文件，包括设计变更上报及批准文件，招投标文件，环水保和征地拆迁文件等的收集。
2、工程验收检查等资料要强调真实性，资料要求填写完整，签章手续完备，避免漏签、代签问题，并且不允许铅笔、圆珠笔等不利于长期保存的笔迹出现。
3、资料组卷中要求提供原件的，应当为原件，尽量避免复印件，如确实无法提供原件而提供复印件的，应确保复印质量，并且加盖复制件提供单位公章或档案证明章，确保与原件一致无误。
4、竣工图应做到完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况，编制完整的编制说明，竣工图章的加盖和签署符合《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）要求。
5、移交运营维护单位的档案，各专业单位工程，应按照运营维护单位管辖范围界限范围来组卷。
6、移交目录编排，要求按专业、按竣工里程顺序排列。
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